Guide för företag
Hur bokför man fika och frukt på jobbet?
Kaffe, frukt och enklare fika som arbetsgivaren erbjuder på arbetsplatsen kan normalt bokföras som en avdragsgill personalkostnad. För att förmånen ska vara skattefri behöver den vara av mindre värde, erbjudas hela personalen och inte kunna bytas mot pengar.
Kontrollerad mot Skatteverkets information för 2026 · Senast uppdaterad 30 augusti 2026
Innehållsförteckning
Kort svar
Fika och frukt till anställda bokförs vanligtvis som en personalkostnad, exempelvis på BAS-konto 7699 Övriga personalkostnader. Ingående moms bokförs normalt på konto 2641 när företaget har avdragsrätt. Förmånen är normalt skattefri när den är av mindre värde, erbjuds hela personalen och inte ersätter en måltid.
Exakt konto kan variera beroende på företagets kontoplan och vad inköpet avser.
När är fika och frukt en skattefri personalvårdsförmån?
Kaffe, te, frukt, kakor, bullar och annan enklare förtäring i samband med arbetet kan räknas som en skattefri personalvårdsförmån. Då ska den anställda normalt inte förmånsbeskattas och arbetsgivaren ska normalt inte betala arbetsgivaravgifter på förmånen.
Av mindre värde
Det ska vara enklare förtäring och inte en hel måltid.
För hela personalen
Erbjudandet ska rikta sig till alla anställda, inte bara utvalda personer.
Inte kontanter
Förmånen får inte kunna bytas mot pengar eller kontant ersättning.
Vanligt kaffe, frukt och en enklare bulle i kontorets pentry är typiska exempel. Frukost, lunch och middag bedöms däremot enligt reglerna om kostförmån.
Så bokför du kaffe, fika och frukt till personalen
Ett vanligt sätt är att bokföra kostnaden i kontogrupp 76 som en övrig personalkostnad. Konto 7699 används ofta, men företagets egen kontoplan kan ha ett mer specifikt konto.
| BAS-konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7699 | Övriga personalkostnader | 1 000 kr | – |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 60 kr | – |
| 2440 | Leverantörsskulder | – | 1 060 kr |
Exemplet gäller en leverantörsfaktura på 1 060 kronor inklusive 6 procent moms, där varuvärdet är 1 000 kronor och momsen 60 kronor. Vid direktbetalning kan exempelvis konto 1930 Företagskonto krediteras i stället för 2440.
Obs: Livsmedel har normalt 6 procent moms från och med 1 april 2026. En faktura kan innehålla varor eller tjänster med olika momssatser. Följ alltid momsspecifikationen på fakturan och företagets egen kontoplan.
Vad räknas som enklare fika – och vad räknas som en måltid?
| Normalt enklare förtäring | Kan vara måltid eller annan förmån |
|---|---|
| Kaffe och te | Frukostbuffé |
| Frukt | Lunch eller middag |
| Kaka eller bulle | Matigare rätt som ersätter lunch |
| Enklare smörgås som inte ersätter en måltid | Regelbundet fri mat |
| Alkoholfri dryck | Alkohol omfattas inte av reglerna för enklare avdragsgill förtäring vid representation |
Det är innehållet och sammanhanget som avgör, inte vad inköpet kallas på kvittot. Om maten i praktiken ersätter frukost, lunch eller middag kan den bli en skattepliktig kostförmån.
Fika till personal eller fika med kund – vad är skillnaden?
Personal på arbetsplatsen
Löpande kaffe, frukt och enklare fika som erbjuds hela personalen hanteras normalt som personalvård och personalkostnad.
Kundmöte eller affärskontakt
Fika i samband med ett kundmöte kan vara extern representation. För inkomstskatten medges avdrag för enklare förtäring med högst 60 kronor exklusive moms per person. Om kostnaden överstiger 60 kronor exklusive moms per person medges inget inkomstskattemässigt avdrag för förtäringen. Momsavdraget bedöms separat enligt representationsreglerna.
Vid representation ska företaget dokumentera datum, syfte och vilka som deltog. Representationen måste ha ett omedelbart samband med verksamheten.
Aktiebolag, enskild firma och handelsbolag
I ett aktiebolag kan en ägare som är anställd omfattas av samma regler som övriga anställda när villkoren för personalvårdsförmån är uppfyllda. En enskild näringsidkare är däremot inte anställd i sin egen firma. Fika som bara avser ägaren är därför normalt en privat kostnad och ska inte bokföras som skattefri personalvård. Motsvarande försiktighet behövs för bolagsmän i handelsbolag. Finns det anställda kan fika till dem fortfarande bedömas enligt reglerna för personalvård.
En enklare rutin för kontorets fika och frukt
- 1Bestäm ett grundsortiment för hela personalen.
- 2Spara fakturan med tydlig specifikation av varor, moms och leverans.
- 3Skilj löpande personalfika från kundrepresentation och måltider.
- 4Bokför på rätt kostnadskonto och följ momsraderna på fakturan.
Med återkommande kontorsleveranser av kaffe och frukt från Robin Sthlm kan kaffe, frukt, mjölk, dryck, snacks och andra förbrukningsvaror till kontoret samlas i ett planerat upplägg. Ni får en kontakt och ett tydligare fakturaunderlag, samtidigt som vi sköter inköp, leverans och löpande påfyllning på kontor i Stockholm inom vår samlade kontorsservice. Behöver ni mat till möten hjälper vi också till med catering och mötesmat.
Vanliga frågor om att bokföra fika och frukt
Ja, kaffe, frukt och annan enklare förtäring på arbetsplatsen kan normalt vara en avdragsgill personalkostnad och en skattefri personalvårdsförmån. Den ska vara av mindre värde, rikta sig till hela personalen och inte kunna bytas mot pengar.
Konto 7699 Övriga personalkostnader används ofta för kaffe, fika och frukt till anställda. Ingående moms bokförs normalt på konto 2641 när avdragsrätt finns. Företagets kontoplan kan använda ett annat eller mer specifikt konto.
Ett momspliktigt företag har normalt avdragsrätt för ingående moms på skattefri personalvård. Följ den momssats och momsuppdelning som står på fakturan. Sedan 1 april 2026 är momsen på livsmedel normalt 6 procent.
För att räknas som skattefri personalvårdsförmån ska erbjudandet rikta sig till hela personalen. Det betyder att alla ska få möjlighet att ta del av förmånen, även om inte alla väljer att göra det.
En enklare smörgås kan räknas som enklare förtäring om den inte ersätter en vanlig frukost, lunch eller middag. Bedömningen görs utifrån vad som serveras och i vilket sammanhang.
Nej. Fri frukost, lunch och middag är normalt en skattepliktig kostförmån. För inkomstår 2026 är schablonvärdet 62 kronor för fri frukost och 124 kronor för fri lunch eller middag.
Fika med kund kan vara extern representation om den har ett omedelbart samband med verksamheten. För enklare förtäring är det inkomstskattemässiga avdraget högst 60 kronor exklusive moms per person. Dokumentera datum, deltagare och affärssyfte.
Normalt nej. En enskild näringsidkare är inte anställd i sin egen firma, och det egna kaffet eller den egna frukten ses normalt som en privat kostnad. Fika till anställda i firman kan däremot omfattas av reglerna om personalvård.
Ja. Robin Sthlm kan skapa ett återkommande upplägg för kaffe, frukt, mjölk, dryck, snacks och andra kontorsvaror. Ni får en kontakt och en samlad faktura med tydligt underlag, medan vi sköter leverans och påfyllning på kontoret.
Källor och vidare läsning
Låt oss sköta kontorets fika och frukt
Slipp spontanköp, tomma hyllor och flera leverantörer. Robin Sthlm planerar, levererar och fyller på det kontoret behöver – från kaffe och frukt till mjölk, snacks, förbrukningsvaror och övrig kontorsservice.
För företag och kontor i Stockholm · En kontakt · En samlad faktura